Fristen spielen bei der Nebenkostenabrechnung eine entscheidende Rolle. Werden sie nicht eingehalten, kann dies gravierende Folgen haben – bis hin zum vollständigen Verlust von Nachforderungen. Wir erklären die wichtigsten Termine.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
12 Monate: Abrechnungsfrist für Vermieter
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01. bis 31.12.2025 ist der Stichtag der 31.12.2026.
12 Monate: Einwendungsfrist für Mieter
Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Einwendungen geltend zu machen. Danach sind Einwände nur noch bei entschuldigter Fristversäumnis möglich.
30 Tage: Zahlungsfrist für Nachzahlungen
Nach Zugang einer korrekten Abrechnung hat der Mieter in der Regel 30 Tage Zeit, eine eventuelle Nachzahlung zu leisten.
Keine Frist: Guthaben-Auszahlung
Für die Auszahlung eines Guthabens an den Mieter gibt es keine gesetzliche Frist. Dennoch empfehlen wir eine zeitnahe Auszahlung, spätestens mit der nächsten Mietzahlung.
Was passiert bei Fristversäumnis?
Für Vermieter
Wird die 12-Monats-Frist versäumt, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung. Der Mieter schuldet nur noch die Vorauszahlungen, eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Das Guthaben muss jedoch trotzdem ausgezahlt werden.
Ausnahme
Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten (z.B. verspätete Zustellung der Energierechnung durch den Versorger), kann die Frist ausnahmsweise überschritten werden.
Für Mieter
Versäumt der Mieter die Einwendungsfrist, sind seine Einwände in der Regel ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht bei formellen Fehlern der Abrechnung oder wenn der Mieter die Fristversäumnis nicht zu vertreten hat.
Tipps für die Fristwahrung
- Kalender führen: Notieren Sie sich alle relevanten Fristen im Kalender
- Puffer einplanen: Beginnen Sie früh genug mit der Abrechnung
- Nachweis sichern: Versenden Sie die Abrechnung nachweislich (Einschreiben oder persönliche Übergabe mit Quittung)
- Belege sammeln: Alle Rechnungen und Unterlagen zeitnah zusammentragen
- Dienstleister beauftragen: Professionelle Abrechnungserstellung sichert die Fristwahrung
Beispielrechnung: Abrechnungszeitraum Kalenderjahr
Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 gelten folgende Fristen:
- Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter eingegangen sein
- Einwendungsfrist: Erhält der Mieter die Abrechnung am 15.06.2026, kann er bis zum 15.06.2027 Einwände erheben
- Zahlungsfrist: Eine Nachzahlung wird ca. 30 Tage nach Zugang fällig, also etwa am 15.07.2026
Fazit
Die Einhaltung von Fristen ist bei der Nebenkostenabrechnung unerlässlich. Versäumnisse können zu erheblichen finanziellen Einbußen führen. Mit professioneller Unterstützung und guter Organisation lassen sich alle Fristen zuverlässig einhalten.