Die Betriebskostenabrechnung ist ein wiederkehrendes Thema, das für Streit zwischen Vermietern und Mietern sorgen kann. Viele Abrechnungen enthalten Fehler, die zur Unwirksamkeit führen können. Wir zeigen Ihnen die häufigsten Fehler und wie Sie diese vermeiden.
Die 7 häufigsten Fehler
1. Abrechnungsfrist überschritten
Fehler
Die Abrechnung wird später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt.
Konsequenz: Die Abrechnung ist unwirksam. Der Vermieter kann keine Nachzahlung mehr verlangen. Eine eventuell bestehende Gutschrift muss trotzdem ausgezahlt werden.
2. Falscher Verteilerschlüssel
Fehler
Anwendung eines Verteilerschlüssels, der nicht im Mietvertrag vereinbart wurde.
Lösung: Prüfen Sie vor jeder Abrechnung den Mietvertrag. Ist kein Schlüssel vereinbart, gilt die Wohnfläche als Standard.
3. Nicht umlagefähige Kosten
Fehler
Kosten wie Verwaltung, Instandhaltungsrücklagen oder Reparaturen werden auf Mieter umgelegt.
Hinweis: Nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten 17 Kostenarten sind umlagefähig.
4. Fehlende Angaben
Fehler
Die Abrechnung enthält nicht alle Pflichtangaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel oder den Anteil des Mieters.
Pflichtangaben: Jede Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sein, die für den Mieter nachvollziehbar ist.
5. Leerstandskosten falsch verteilt
Fehler
Die Kosten für leerstehende Wohnungen werden auf die verbleibenden Mieter umgelegt.
Richtig: Der Vermieter muss die Kosten für Leerstand selbst tragen. Die Gesamtkosten dürfen nicht einfach auf weniger Mieter verteilt werden.
6. Wirtschaftlichkeitsgebot missachtet
Fehler
Überhöhte Kosten für Dienstleistungen oder unnötige Ausgaben werden umgelegt.
Grundsatz: Der Vermieter ist verpflichtet, wirtschaftlich zu handeln. Unverhältnismäßig hohe Kosten können vom Mieter beanstandet werden.
7. Vorauszahlungen falsch berechnet
Fehler
Die bereits geleisteten Vorauszahlungen werden nicht oder falsch von den Gesamtkosten abgezogen.
Wichtig: Die Abrechnung muss die geleisteten Vorauszahlungen korrekt ausweisen und gegenrechnen.
Unser Tipp
Lassen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung von einem Fachmann erstellen. So vermeiden Sie Fehler und sparen sich zeit- und nervenraubende Auseinandersetzungen mit Ihren Mietern.
Checkliste für eine korrekte Abrechnung
- ✓ Abrechnungszeitraum korrekt angeben (max. 12 Monate)
- ✓ Frist einhalten (12 Monate nach Ende des Zeitraums)
- ✓ Nur umlagefähige Kosten nach BetrKV
- ✓ Korrekter Verteilerschlüssel laut Mietvertrag
- ✓ Gesamtkosten je Position ausweisen
- ✓ Verteilerschlüssel transparent darstellen
- ✓ Anteil des Mieters berechnen
- ✓ Vorauszahlungen korrekt abziehen
- ✓ Nachzahlung oder Guthaben ausweisen
Fazit
Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung kann für Vermieter teuer werden – sowohl durch entgangene Nachzahlungen als auch durch rechtliche Auseinandersetzungen. Mit professioneller Unterstützung vermeiden Sie diese Risiken und sorgen für zufriedene Mieter.